sexta-feira, 9 de setembro de 2016

Como manter os e-mails sob controle

Depois de algum tempo de dedicação, consegui deixar minha caixa de entrada de e-mail do jeito que eu queria: limpa. Como o próprio nome já diz, o objetivo dessa caixa é ser uma porta de entrada para o que chega de novo, e não acumular todos os nossos e-mails já recebidos na vida.

Para começar, criei um sistema de marcadores para arquivar os e-mails que eu queria guardar. Já usei pastas, mas hoje em dia prefiro marcadores porque facilitam as buscas e porque posso colocar mais de um no mesmo e-mail. Uso no gmail e no outlook. No pessoal, tenho marcadores como: cadastros, fotos, documentos, compras, blog e outros. No profissional: um pra cada projeto, administrativo etc.

Para o primeiro combate, criei ainda um marcador que chamei de organizar. Selecionei todos os e-mails que estavam na caixa de entrada, apliquei esse marcador e arquivei.

Escolhi agir assim porque organizar tudo de uma vez fica muito desgastante e acaba não virando um hábito. Prefiro ir aos poucos e sempre.

Diariamente, comecei então a fazer como o Leo Babauta fala no livro Zen to Done:

1. Pego o primeiro e-mail da caixa de entrada e escolho imediatamente o que fazer com ele. É o hábito mais importante e que precisa ser sedimentado. É o que vai garantir a organização a longo prazo. Não vale pular o e-mail, nem jogá-lo para a longa de lista de organizar depois. 

2. Se não for fazer nada com o e-mail, deleto.

3. Se for para responder, respondo na hora. Depois, deleto ou aplico um marcador e arquivo. Se for uma resposta mais longa ou que exigir que eu faça alguma outra coisa antes, deixo na Caixa de Entrada e coloco, na minha lista de tarefas do dia, responder aquele e-mail. Para que eu seja mais rigorosa comigo mesma e não use essa desculpa para acumular, defini um limite de 5 e-mails na Caixa de Entrada.

4. Se for algo para delegar, já encaminho. Se eu precisar acompanhar e talvez cobrar depois, anoto na minha lista de tarefas de acordo com o prazo. Depois de encaminhado, o e-mail é arquivado ou deletado.

5. Se for pra arquivar (uma referência, lembrança, informação etc.), aplico um marcador e arquivo. Nada de usar o "organizar", que é temporário para lidar com a bagunça acumulada. Se for pra criar nova bagunça, não vai adiantar nada.

Depois de fazer isso com todos os e-mails novos, parta para o marcador organizar. Por dia, recomendo fazer o mesmo processo acima com eles por um tempo determinado, como 20 minutos. Eu já venci os e-mails a organizar e até já deletei o marcador.


Depois, como disse o Leo Babauta: "Comemore quando sua caixa de entrada estiver vazia! É uma sensação maravilhosa." Ah... E cheque sua caixa de entrada com uma certa frequência para não acumular. "Pilhas são suas inimigas".
organizar e-mails

8 comentários:

  1. Fernanda,

    Boas dicas, gostei!
    Admiro bastante o trabalho do Leo Babauta.

    Abraços,

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Obrigadinha ;)
      Também gosto do trabalho dele e admiro bastante. Meus primeiros passos no minimalismo foram graças a ele.
      Abraço!

      Excluir
  2. Vou tentar fazer isso com meu email!!! Chega de bagunça (atualmente tenho 148 NÃO LIDOS na caixa de entrada...)

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Uau! Hahaha... 148 é muita coisa! Faz assim... Se compromete a dar um destino pra todos os novos que chegarem e mais uns 30 dos antigos todos os dias. Em uma semana você resolve :)

      Excluir
  3. Nossa, Fernanda, seu post veio em uma ótima hora. Eu não tenho mensagens não lidas, mas fiquei o último mês lendo e deixando elas lá na caixa de entrada mesmo e é impressionante como agora vou ter um trabalhão pra organizar tudo. Nunca tinha seguido um roteiro, mas, dessa forma que você colocou, certamente faz ais sentido e tenho certeza que vai ajudar bastante. Vou aproveitar meu sábado chuvoso pra fazer isso! Hehe. Obrigada por compartilhar!
    Beijos,
    Bru
    Blog Moderando

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Que bom que pude ajudar, Bruna :)
      Espero que tenha aproveitado bem seu sábado. Me conta como foi?
      E o mais importante é criar o hábito daqui pra frente. Eu tenho essa luta diária. Hehe... Mas está cada vez mais fácil. Aos pouquinhos. ;)
      Beijo!
      Beijo!

      Excluir