Como manter os e-mails sob controle

Depois de algum tempo de dedicação, consegui deixar minha caixa de entrada de e-mail do jeito que eu queria: limpa. Como o próprio nome já diz, o objetivo dessa caixa é ser uma porta de entrada para o que chega de novo, e não acumular todos os nossos e-mails já recebidos na vida.

Para começar, criei um sistema de marcadores para arquivar os e-mails que eu queria guardar. Já usei pastas, mas hoje em dia prefiro marcadores porque facilitam as buscas e porque posso colocar mais de um no mesmo e-mail. Uso no gmail e no outlook. No pessoal, tenho marcadores como: cadastros, fotos, documentos, compras, blog e outros. No profissional: um pra cada projeto, administrativo etc.

Para o primeiro combate, criei ainda um marcador que chamei de organizar. Selecionei todos os e-mails que estavam na caixa de entrada, apliquei esse marcador e arquivei.

Escolhi agir assim porque organizar tudo de uma vez fica muito desgastante e acaba não virando um hábito. Prefiro ir aos poucos e sempre.

Diariamente, comecei então a fazer como o Leo Babauta fala no livro Zen to Done:

1. Pego o primeiro e-mail da caixa de entrada e escolho imediatamente o que fazer com ele. É o hábito mais importante e que precisa ser sedimentado. É o que vai garantir a organização a longo prazo. Não vale pular o e-mail, nem jogá-lo para a longa de lista de organizar depois. 

2. Se não for fazer nada com o e-mail, deleto.

3. Se for para responder, respondo na hora. Depois, deleto ou aplico um marcador e arquivo. Se for uma resposta mais longa ou que exigir que eu faça alguma outra coisa antes, deixo na Caixa de Entrada e coloco, na minha lista de tarefas do dia, responder aquele e-mail. Para que eu seja mais rigorosa comigo mesma e não use essa desculpa para acumular, defini um limite de 5 e-mails na Caixa de Entrada.

4. Se for algo para delegar, já encaminho. Se eu precisar acompanhar e talvez cobrar depois, anoto na minha lista de tarefas de acordo com o prazo. Depois de encaminhado, o e-mail é arquivado ou deletado.

5. Se for pra arquivar (uma referência, lembrança, informação etc.), aplico um marcador e arquivo. Nada de usar o "organizar", que é temporário para lidar com a bagunça acumulada. Se for pra criar nova bagunça, não vai adiantar nada.

Depois de fazer isso com todos os e-mails novos, parta para o marcador organizar. Por dia, recomendo fazer o mesmo processo acima com eles por um tempo determinado, como 20 minutos. Eu já venci os e-mails a organizar e até já deletei o marcador.

Depois, como disse o Leo Babauta: "Comemore quando sua caixa de entrada estiver vazia! É uma sensação maravilhosa." Ah... E cheque sua caixa de entrada com uma certa frequência para não acumular. "Pilhas são suas inimigas".